Metode til vurdering af danske leverandører og rådgivere

Hvorfor en metode til vurdering af leverandører og rådgivere?

Fælles standarder og CE-mærkning mangler. Det gør det svært for entreprenører og bygherrer at vurdere kvaliteten af biogene byggevarer og genbrugsmaterialer. Det kan fordyre byggeriet, fordi produkterne ikke umiddelbart kan sammenlignes og konkurrere.

En vurderingsmetode bør derfor ikke kun handle om pris, men også om teknisk ydeevne, ansvar og dokumentation. Metoden skal give et ensartet grundlag at sammenligne leverandører og rådgivere på, så beslutninger kan begrundes og følges op.

Når standarder mangler, bliver bygherrens egne krav, testmetoder og dokumentationskrav afgørende. Målet er kvalitet, klarhed om ansvar, sporbar dokumentation og prissammenligning – også når markedet endnu ikke har fælles referencerammer.

Metoden har en fast rækkefølge: afklar krav, opstil dokumentationskrav, indhent tilbud, vurder på fælles parametre, beslut og følg op. Bygherren har beslutningspunktet; rådgiveren kvalificerer krav og vurdering; leverandører dokumenterer. Derved bliver vurderingen en gentagelig proces frem for enkeltsående skøn.

Afklar funktionskrav og valg af løsninger før vurderingen

Før vurderingen skal bygherren sammen med rådgiver konkretisere behov, funktionskrav og valg af løsninger. En teknisk rådgiver kan omsætte ideer og ønsker til funktionskrav og løsningsvalg, fx køkken, bad og materialer.

Uden fælles standarder kan projekteringen låse sig til meget specifikke biogene produkter. AKF har beskrevet, at de ikke kan nøjes med at tegne en generisk opbygning, fordi der ikke findes flere produkter med samme egenskaber at vælge imellem. Derfor kan de ikke indhente priser fra flere leverandører.

Kravene bør tidligt skelne mellem funktionskrav, dokumentationskrav, ansvarsgrænser og økonomiske rammer. Vurderingen bør tage udgangspunkt i en kravmatrix, så leverandører og rådgivere vurderes mod projektets reelle behov i stedet for generiske beskrivelser.

Kravmatrixen er metodens første skabelon. Kolonner: funktionskrav, dokumentationskrav, ansvarsgrænser, økonomiske rammer og løsningsvalg. Rækker: køkken, bad, materialer og øvrige bygningsdele. Bygherre og rådgiver udfylder den sammen, før priser indhentes.

Standarder, CE-mærkning og ydeevnedeklaration som dokumentationsgrundlag

Mange standarder i byggeriet er harmoniserede. Harmoniserede standarder er udviklet på opfordring fra Europa-Kommissionen.

Producenter, overensstemmelsesvurderingsorganer og andre markedsaktører kan bruge dem til at vise, at produkter, processer eller services opfylder relevant EU-lovgivning. Det er frivilligt at anvende en standard, men hvis den anvendes, følger en formodning om overensstemmelse med gældende lovgivning.

På basis af harmoniserede standarder kan producenter udarbejde ydeevnedeklarationen efter byggevareforordningen og CE-mærke produktet. Når standarden mangler, findes den samme formodning ikke.

JDH Byg A/S oplever ofte nye produkter uden en europæisk norm for CE-mærkning. Medejer Samuel Mydland kalder det en væsentlig snubletråd.

Han peger på behovet for at udvikle nye standarder, så biogene produkter testes på deres egne betingelser, og så produktets gode egenskaber belyses frem for test for noget mindre relevant.

I vurderingen bør man derfor skelne mellem produkter med harmoniseret standard, ydeevnedeklaration og CE-mærkning og produkter uden. For sidstnævnte må bygherren stille projektnære dokumentations- og testkrav.

Ved vurderingen oprettes en dokumentationskolonne for hvert produkt. Den viser, om der findes harmoniseret standard, ydeevnedeklaration og CE-mærkning. Hvis ikke, stiller bygherren projektnære dokumentations- og testkrav. Standardområderne omfatter Eurocodes, byggevarer, bygningsinstallationer, brand, cirkulær økonomi, bæredygtighed og farlige stoffer, digitalt byggeri, byggelov, Bygningsreglement og CE-mærkning.

Relevante standarder og dokumentation i dansk byggeri

EPD og klimadokumentation i leverandørvurderingen

EPD'er og anden klimadokumentation kan indgå i leverandørvurderingen. Social- og Boligstyrelsen har FAQ'er om EPD'er målrettet byggevareproducenter; EPD-dokumentation er derfor et relevant spor for byggevarer.

Byggeri med biogene byggevarer er ofte mindre CO2-belastende end traditionelle byggematerialer. Bygherrer, rådgivere og udførende i den danske byggebranche har appetit på at anvende byggematerialer med mindre klimabelastning i fremtiden.

Ved vurderingen bør EPD'er ikke stå alene. De bør ses sammen med teknisk ydeevne, holdbarhed, ansvar og pris.

Biogene og genbrugte materialer kan være sværere at sammenligne, når fælles standarder mangler. Derfor bør klimadokumentation ledsages af oplysninger om forudsætninger, funktionel enhed og systemgrænser, så leverandører kan vurderes på et sammenligneligt grundlag.

EPD'er indgår som selvstændigt kriterium i beslutningsmatrixen. Bed om forudsætninger, funktionel enhed og systemgrænser. Vægt klimadokumentation sammen med teknisk ydeevne, holdbarhed, ansvar og pris, så biogene og genbrugte materialer vurderes på samme grundlag.

Leverandørvurdering: teknisk ydeevne, test og sammenlignelighed

Når der ikke findes fælles standarder, bør leverandører vurderes på test på egne betingelser og på de egenskaber, der er relevante for projektet. JDH Byg A/S efterlyser netop, at biogene produkter bliver testet på deres egne betingelser, så produktets gode egenskaber belyses.

Vurderingen kan opdeles i teknisk ydeevne, dokumentation, ansvar, pris og klimabelastning. Bygherren bør konkret bede om testrapporter med metode og betingelser, oplysninger om råvarer og sporbarhed, erklæringer, garantier og kvalitetssikring.

AKF har peget på, at når projekteringen forpligter sig til et meget specifikt biogent produkt, kan der ikke indhentes priser fra flere leverandører.

Metoden bør derfor forsøge at holde alternativer åbne, definere ækvivalente produkter eller synliggøre den risiko, der følger af at låse sig til én leverandør. Hvor det ikke er muligt, bør beslutningsgrundlaget vise, at prissammenligningen er begrænset.

Leverandørvurderingen følger fire trin: 1) kravmatrix og dokumentationskrav godkendes, 2) testrapporter, råvarer og sporbarhed indhentes, 3) teknisk ydeevne, dokumentation, ansvar, pris og klimabelastning vurderes, 4) beslutningsgrundlaget viser, om alternativer holdes åbne. Hvis priser kun kan hentes fra én leverandør, noteres det som begrænsning, jf. AKF.

Bygherren fastlægger en skala og vægte for hvert kriterium, før tilbuddene åbnes. Skalaen kan markere opfyldt, delvist opfyldt eller ikke opfyldt; vægtene følger projektets krav og risici. Tærskelværdier for accept aftales i kravmatrixen.

Rådgiverens ydelsesbeskrivelse, fagmodeller og ansvar

Rådgiverens ydelsesbeskrivelse bør være så klar, at det fremgår, hvilke fagmodeller rådgiver eventuelt detaljerer yderligere, og hvilke fagmodeller der skal detaljeres eller udarbejdes af en anden aktør. Det giver et grundlag for at vurdere leverancer, detaljeringsgrad og grænseflader.

Rådgiveren skal kunne håndtere konkretisering af ideer og ønsker vedrørende funktionskrav og valg af løsninger. Vurderingen bør derfor ikke kun se på pris, men på forståelse af funktionskrav, metodevalg, dokumentation og ansvarsplacering.

Spørg efter ydelsesbeskrivelse, fagmodelplan, informationsniveauer, ansvarsmatrix, kvalitetssikring og leveranceplan. Sammenlign tilbud på samme ydelsesbeskrivelse. Hvis fagmodeller deles mellem flere parter, bør det fremgå, hvem der detaljerer hvad.

Rådgiveren vurderes på samme skala som leverandører. Parametre: forståelse af funktionskrav, metodevalg, dokumentation, ansvarsplacering, fagmodelplan, informationsniveauer, kvalitetssikring og leveranceplan. Tilbud sammenlignes på samme ydelsesbeskrivelse, og hvis fagmodeller deles, skal det fremgå, hvem der detaljerer hvad.

Arbejdsmiljø og sociale krav som del af vurderingen

Arbejdsklausuler og høj arbejdsmiljøstandard bør indgå som vurderingsparametre for både leverandører og rådgivere. For offentlige bygherrer er der både god etik og god økonomi i at sikre en høj arbejdsmiljøstandard i hvert eneste byggeprojekt.

Arbejdsklausuler er kommet for at blive, og de bør ikke være et separat bilag uden opfølgning. Vurderingen kan omfatte leverandørens og rådgiverens evne til at efterleve klausuler, organisere arbejdsmiljø, føre dokumentation og følge op i underleverandørkæden.

Sociale krav bør vægtes sammen med kvalitet, ansvar, dokumentation og pris, så et lavt pristilbud ikke undergraver arbejdsmiljø og etik. Det er både et compliance- og økonomispørgsmål i offentlige byggeprojekter.

Arbejdsklausuler indgår som kvalitativt kriterium i beslutningsmatrixen. Vurder evnen til at efterleve klausuler, organisere arbejdsmiljø, føre dokumentation og følge op i underleverandørkæden. Lavt pristilbud bør ikke kunne opveje manglende arbejdsmiljø og etik.

Fra vurdering til beslutning og opfølgning

Beslutningsgrundlaget bør samle kriterierne i en matrix, hvor hver leverandør og rådgiver vurderes på samme parametre: teknisk ydeevne, dokumentation, ansvar, pris, klimabelastning og arbejdsmiljø. Vægtningen bør afspejle projektets krav og risici.

Valget bør dokumenteres med begrundelse og forbehold, især hvor standarder mangler, eller hvor prissammenligningen er begrænset. Kirstine Bendtsen fra AKF peger på, at standarder vil gøre planlægningen lettere og løse problemstillinger om blandt andet ansvar, dokumentation og pris; indtil da må bygherren selv skabe den orden.

Opfølgningen skal fortsætte efter valget: verifikation i projektering, indkøb, udførelse og aflevering. Følg op på ydeevnedeklarationer, CE-mærkning, EPD'er, testrapporter, fagmodeller og arbejdsklausuler.

Hvis nye standarder eller produkter kommer til, bør vurderingen kunne opdateres, så valget ikke står alene ved kontraktindgåelse.

Den samlede metode følger otte trin: 1) bygherre og rådgiver konkretiserer behov og funktionskrav; 2) bygherre godkender kravmatrix og dokumentationskrav; 3) leverandører og rådgivere indsender tilbud og dokumentation; 4) bygherre og rådgiver vurderer på fælles parametre; 5) bygherre beslutter, om alternativer holdes åbne; 6) bygherre træffer valg med forbehold; 7) rådgiver verificerer i projektering og indkøb; 8) bygherre følger op i udførelse og aflevering.

Beslutningsmatrixen er en checkliste: en kolonne pr. leverandør eller rådgiver, en række pr. kriterium og felt til vurdering, dokumentation, forbehold og opfølgning. Vægte og tærskelværdier fastlægges før vurderingen. Beslutningen dokumenteres med begrundelse og forbehold.