Hvilke fejlkilder bør du undgå i en leverandørvurdering?

Fejlkilder i en leverandørvurdering begynder med modellen

En leverandørvurdering kan give det forkerte resultat, selv om tilbuddene er komplette. Den første fejlkilde er en utydelig evalueringsmodel, hvor kriterier og parametre ikke er fastlagt på forhånd (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Udbudsloven kalder det værktøj, ordregiver bruger til at sammenstille tilbudsgivernes besvarelse af tildelingskriterierne, en evalueringsmodel. Formålet er at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Vejledningen indeholder seks eksempler på evalueringsmodeller, der er illustreret med samme standardeksempel, så modellerne kan sammenlignes. Hvilken pointskala ordregiver vælger, beror på en konkret vurdering (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Ved siden af modelfejlene opstår fejlkilder i selve tilbudsmaterialet, som vurderingen skal fange. DI har samlet de fejl, virksomheder ofte overser i en udbudsproces, og som en udbudsadvokat hurtigt fanger (DI).

DI's guide om fejl ved offentlige udbud beskriver blandt andet problemer med sprogbrug, tjeklister, standardvilkår, referencer og ESPD. De fejl handler om tilbudsgiverens materiale, som ordregiver skal vurdere (DI).

For ordregiver opstår en fejlkilde, hvis evalueringen løsriver sig fra de kriterier og svar, der indgår i udbuddet. En tydelig model gør det muligt at sammenstille tilbuddene efter de fastlagte kriterier (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning fremhæver, at kriterier for evaluering skal være oplyst på forhånd. Det gælder også de kvalitative under- og delkriterier, der bruges til at bedømme tilbuddene (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Kriterierne skal være forbundet med kontraktens genstand og egnede til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De må heller ikke give ordregiver et ubetinget frit valg, og de skal være proportionale med det, der skal købes (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Fejlkilderne i selve vurderingen er derfor kriterier, der ikke er oplyst på forhånd, kriterier uden forbindelse til kontraktens genstand, kriterier der giver ordregiver et ubetinget frit valg, og kriterier der ikke er proportionale. Dertil kommer parametre, der ikke er entydige og objektive (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

En anden fejlkilde er uklare eller ikke-entydige parametre i modellen. Vejledningen fremhæver, at der skal være angivet entydige og objektive kriterier for, hvordan parametrene fastlægges (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Når tilbuddenes svar sammenstilles, bør hvert kriterium derfor vurderes efter den oplyste model. Det gør bedømmelsen af leverandørernes tilbud mere gennemskuelig og holder fokus på det, udbuddet faktisk efterspørger (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Kontrollér også, hvordan forskellige priselementer skal opgøres, beregnes eller lægges sammen, hvis evalueringen omfatter flere elementer. Vejledningen nævner blandt andet tilbudspris, timepriser, rabatter og priser på optioner (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Sprogbrug: brug udbudsmaterialets ord i vurderingen

Det første eksempel på DI's liste er at antage, at ordregiver »taler samme sprog« som virksomheden. For bedømmeren er fejlkilden at bruge egne fortolkninger i stedet for udbudsmaterialets formuleringer (DI).

Ifølge DI kan forskellige forståelser skabe uklarheder i tilbuddet. Hold derfor vurderingen tæt på de ord og krav, der står i udbudsmaterialet (DI).

Læs hvert krav og evalueringspunkt, som ordregiver har formuleret det. Sammenhold svaret med den konkrete formulering, så vurderingen ikke bygger på en anden forståelse af kravet.

Brug udbudsmaterialets terminologi, og kontrollér, at krav og besvarelse kan læses op mod hinanden. Er et krav tvetydigt, bør det afklares med ordregiver i den fase, hvor det er muligt, frem for at blive fortolket forskelligt i evalueringen.

En sprogfejl kan gøre det uklart, hvordan et svar opfylder et kriterium. Det øger risikoen for, at evalueringen ikke afspejler tilbuddenes svar på samme grundlag.

Brug en tjekliste til en ensartet evaluering

Uden en lavpraktisk tjekliste over ordregivers afleveringskrav øges risikoen for fejl betydeligt. Ifølge DI bærer virksomheden selv risikoen for uklarheder i sit tilbud, og ordregiver kan ikke forventes at stille opklarende spørgsmål.

Tjeklisten bør følge udbudsmaterialets afleveringskrav og evalueringspunkter. Den kan blandt andet kontrollere underskrift, dokumentformat, systematikken i tilbudslisten, efterspurgte dokumenter og besvarelsen af enkelte evalueringskrav, som DI fremhæver (DI).

Kontrollér også, om en manglende serviceattest skyldes, at virksomheden ikke har krydset alle felter af ved anmodningen hos Erhvervsstyrelsen. DI nævner dette som en mulig fejl i tilbudsmaterialet (DI).

Byg tjeklisten direkte på afleveringskravene og evalueringspunkterne i udbudsmaterialet. Gennemgå den punkt for punkt, og kontrollér, at de dokumenter, som tilbuddet bygger på, er udfyldt og indsendt.

Forbehold i tilbuddet skal fanges, før indholdet vurderes

En virksomhed bør aldrig henvise til sine almindelige betingelser i tilbuddet. Ifølge DI er der en meget væsentlig risiko for, at henvisningen udgør et forbehold over for den udbudte kontrakt, og at tilbuddet derfor må afvises.

Gennemgå tilbuddet for henvisninger til virksomhedens almindelige betingelser eller andre standardvilkår. DI peger på, at sådanne henvisninger kan udgøre et forbehold over for kontrakten (DI).

Et forbehold kan betyde, at tilbuddet må afvises, før indholdet bliver vurderet. Vær derfor opmærksom på formuleringer, der kan læses som forbehold, også når det ikke er hensigten (DI).

Når et tilbud indeholder et forbehold, kan leverandøren falde ud, før ordregiver når til at vurdere svaret på de øvrige kriterier. Det påvirker sammenstillingen af tilbuddene.

Referencer skal måles mod kravene i vurderingen

En typisk fejl er, at referencerne ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet, eller at der er afgivet for mange. DI fremhæver begge problemer som faldgruber i tilbud (DI).

Ifølge DI opstår en særlig fælde, hvis konsortiedeltagere eller støttevirksomheder overser, at et eventuelt maksimalt antal referencer gælder for ansøgerne tilsammen. Så kan hver deltager ligge inden for grænsen og alligevel bryde den samlede grænse.

Kontrollér hver reference mod kravene i udbudsmaterialet, og se, om antallet holder sig inden for den angivne grænse. Hvis flere ansøgere står bag tilbuddet, bør grænsen også kontrolleres på tværs af konsortiedeltagere og støttevirksomheder (DI).

Sammenhold referencelisten med de krav og eventuelle maksimumsgrænser, der står i materialet. Så bliver referencerne vurderet efter det fastlagte grundlag frem for efter en løs helhedsvurdering.

I leverandørvurderingen påvirker referencerne bedømmelsen af leverandørens dokumenterede erfaring. Fejl i antal eller match kan derfor føre til, at en ellers relevant leverandør falder ud.

ESPD og støttende enheder kræver dobbeltkontrol

Forkert udfyldelse af ESPD er også på DI's liste. Ifølge DI er det særligt relevant, hvis virksomheden skal gøre brug af støttende enheder for at opfylde udbudsmaterialets krav.

DI's eksempel handler om en virksomhed, der har brug for at støtte sig på en anden virksomheds referencer for at opfylde kravene. Det gør sammenhængen mellem ESPD, bilag og den støttende virksomhed relevant at kontrollere (DI).

Når én virksomhed skal bygge på en anden virksomheds referencer, skal oplysningerne derfor krydstjekkes. Det skal klart fremgå, hvordan virksomheden gør brug af den anden virksomheds referencer – både i ESPD og i den dokumentation, der følger med.

I praksis betyder det, at ESPD-besvarelsen læses side om side med de erklæringer og referencer, der dokumenterer støtten, før tilbuddet sendes. Går de samme virksomhedsnavne igen, peger skema og bilag på de samme referencer, og er den støttende enheds rolle entydig?

Sammenhold ESPD med bilagene, hvis en virksomhed støtter sig på en anden virksomheds referencer. Det gør det muligt at se, om skema og dokumentation peger på de samme referencer (DI).

Hvis skema og bilag ikke stemmer overens, kan det være uklart, hvordan tilbuddet opfylder kravene. Afklar derfor, hvilken virksomhed der leverer referencerne, og hvordan de indgår i besvarelsen.

Kontrollér kriterier og evalueringsmodel

Start med at kontrollere, at kriterierne er oplyst på forhånd og hænger sammen med det, der skal købes. Se også efter, om parametrene er entydige og objektive, og om kriterierne er proportionale (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).

Kontrollér til sidst, at evalueringsmodellen sammenstiller tilbuddenes svar efter de fastlagte kriterier. Hvis flere priselementer indgår, skal det fremgå, hvordan de opgøres, beregnes eller lægges sammen (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen).